La dématérialisation RH : réduction de coûts et gain de temps

La dématérialisation RH : réduction de coûts et gain de temps à la clé

Le 8 novembre dernier, AM Trust coorganisait en partenariat avec Archimag, un petit-déjeuner portant sur la dématérialisation des ressources humaines en entreprise. La fonction RH manque de popularité auprès des salariés. Pourtant, elle a un rôle important à jouer car elle touche tous les niveaux de l’entreprise : de l’identification des candidats à l’accompagnement des transformations de l’entreprise.

Après une introduction proposée par le journaliste Eric Le Ven sur les principaux enjeux de la dématérialisation RH dans les entreprises, ce fut au tour de Caroline Buscal de s’exprimer sur la manière dont les professionnels doivent aborder la question. Plusieurs protagonistes ont ensuite pris la parole, pour traiter tour à tour, des questions juridiques qu’impliquent la dématérialisation et présenter les solutions proposées par AM Trust.

25 millions de salariés c’est 5 milliards de feuille papier !

« Un projet de dématérialisation sera positif seulement si les utilisateurs le souhaitent » explique d’entrée de jeu Caroline Buscal, directrice de l’activité consulting du groupe Serda. Commençons par indiquer quelques chiffres significatifs : aujourd’hui ce ne sont pas moins de 25 millions de salariés qui travaillent en France ; ces salariés représentent 5 milliards de feuilles papier. Si on les dématérialisait, cela reviendrait à (seulement) 500 To de données. Par ailleurs, le flux documentaire entre un employeur et un employé est estimé, en moyenne, à 200 pages papier (arrêts de travail, bulletin de paie, livret d’épargne salariale, etc.). La question de dématérialiser une partie de ses ressources RH se pose donc légitimement.

Avantages de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation ont, bien entendu été évoqués tout au long de ce petit-déjeuner. Tout d’abord du point de vue logistique : quand on sait qu’on trouve en moyenne l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés, on se dit que la dématérialisation constitue aussi une opportunité pour les entreprises qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux. La dématérialisation entraîne aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance.

La question économique fait aussi partie des avantages avancés, notamment au niveau des frais d’impression et de l’optimisation de la productivité des collaborateurs : on estime qu’un salarié passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents.

« Mais l’avantage indiscutable pour les directeurs de ressources humaines, c’est le gain de temps, une gestion simplifiée et sécurisée, une réduction des coûts de gestion et l’intégration du processus dans la politique RSE des entreprises », affirme Thierry Amiech, Directeur marketing d’AM Trust.

Bulletin de paie et vote électronique

Polyanna Bigle, avocate à la Cour d’appel de Paris, a rappelé que si des « outils juridico techniques ont été mis en place, le code du travail encadre seulement deux cas de dématérialisation : le bulletin de paie électronique et le vote électronique.

Quant aux normes, elles servent à cadrer les choses et à informer sur la meilleure manière de faire dans ce domaine. « Les normes garantissent que l’on est conforme à l’état de l’art » confirme Polyanna Bigle. Attention toutefois à ne pas se lancer dans la bataille sans armes. Il faut préciser que, même si la législation reconnaît certaines normes (NF-Z42-020, NF-Z42-026) le cahier des charges juridiques doit être élaboré intégralement en interne par l’entreprise qui souhaite développer son processus de dématérialisation.

Un portail à guichet unique pour tout gérer

Ensuite, Thierry Amiech s’est attardé sur les priorités de la dématérialisation RH en rappelant que « lorsque l’on parle de dématérialisation dans les ressources humaines, il y a 4 volets qui entrent en compte : juridique, technologique, documentaire et surtout le volet humain ». Il faut donc étudier tous les aspects, sans en omettre l’un d’eux. Il a par ailleurs expliqué que le groupe AM Trust proposait un guichet unique pour l’ensemble des processus documentaires dématérialisés de l’entreprise. Une solution modulaire avec différents applicatifs à activer en fonction des besoins.

Un RIC (relevé d’identité de coffre) pour une sécurisation optimale des documents

Thierry Hasson, poids lourd de la dématérialisation, a conclu ce petit-déjeuner en se focalisant sur le coffre-fort numérique. « Le coffre-fort numérique est apparenté à un domicile numérique, il a une vraie valeur probatoire » souligne-t-il. Selon lui, le coffrefort électronique s’apparente à la boîte noire d’un avion. « Ni le pilote, ni les passagers ne peuvent savoir ce qui se passe en cas de dysfonctionnement. Comprenez par là qu’en cas de conflits, de litiges ou de problèmes, les informations présentes dans ce coffre-fort constitueront une preuve tangible et objective ».

Un RIC (relevé d’identité de coffre) est par ailleurs établi pour démontrer l’individualité du coffre-fort numérique. Il est le pendant du RIB bancaire traditionnel en matière d’identité. « En réalité, deux coffres forts existent, précise-t-il. Un pour l’entreprise et l’autre pour le salarié. Ce dernier n’est d’ailleurs consultable que par l’employé grâce à son RIC ». Des fonctions de traçabilité et d’horodatage permettent également de sécuriser le tout.

Notez enfin qu’afin d’avoir une idée sur l’efficacité d’une telle procédure, l’employeur peut accéder au taux d’activation de ses coffres-forts et connaître le nombre de salariés ayant accepté la dématérialisation de leur bulletin de paie.

Un grand merci à Archimag : https://www.archimag.com/